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Pour optimiser la gestion des achats indirects, il peut être intéressant de regrouper certaines catégories sous un référencement commun, ce qui permet une meilleure visibilité et une négociation plus efficiente auprès des fournisseurs. Optimisation
C'est là qu'intervient le système VIES. VIES est un outil automatisé et développé par la Commission Européenne pour faciliter la vérification et l'obtention de ces numéros. Il donne accès aux bases de données nationales des Etats membres, permettant ainsi de confirmer facilement et rapidement leur authenticité.